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KI-gestützte Geschäftsautomatisierung

Mehr als nur ein Chatbot. Ein System, das die Arbeit übernimmt, die Ihnen die ganze Woche in Anspruch nimmt, und sie ganz ohne Ihr Zutun erledigt: Erfassung, Nachverfolgung, Weiterleitung – immer dieselben drei Fragen, die jeder Kunde stellt. Es lernt anhand Ihrer eigenen Daten: Produktdaten, FAQs, die Skripte, die Ihr Team bereits verwendet. Wenn ein Fall seine Grenzen überschreitet, leitet es ihn an einen Menschen weiter, anstatt zu raten.

  • Workflow-Automatisierung
  • Benutzerdefinierte KI-Agenten
  • Dokumentenverarbeitung
  • CRM und E-Mail-Weiterleitung
  • Wissensdatenbanken
  • Menschliche Eskalation
  • Analytik
  • Einrichtungsassistent
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Die Grundlagen

Was ist KI-gestützte Geschäftsautomatisierung?

Übergeben Sie einem System die Arbeit, die Ihre Woche in Anspruch nimmt: das Anmeldeformular, aus dem sechs E-Mails werden, die immer gleichen drei Fragen von jedem Kunden, die Nachfass-E-Mail, die niemand verschickt hat, das Dokument, das jemand in ein anderes System abtippt. Nicht nur ein Chatbot auf einer Website – sondern der gesamte Prozess vom Eingang einer Anfrage bis zu ihrer Bearbeitung.

Der Unterschied zur Automatisierung vor zehn Jahren besteht darin, dass die Schritte nicht mehr exakt festgelegt sein müssen. Eine Regel-Engine benötigt jeden Einzelfall, der im Voraus festgehalten wurde; ein Modell hingegen kann eine unstrukturierte E-Mail lesen, deren Inhalt ermitteln und sie weiterleiten – und es lässt sich so programmieren, dass es bei Unsicherheit dies mitteilt, anstatt zu raten.

Dieser letzte Teil ist das Problem bei der Konzeption. Eine Automatisierung, die in neunzig Prozent der Fälle richtig funktioniert und bei den übrigen Fällen nichts meldet, ist schlimmer als gar keine, denn dann muss jemand alles manuell überprüfen. Alles, was wir entwickeln, weiß, was es nicht weiß, und leitet diese Fälle zusammen mit dem entsprechenden Kontext an einen Menschen weiter.

  • Workflow-Automatisierung
  • KI-Agenten
  • Chatbots
  • Dokumentenverarbeitung
  • CRM-Routing
  • Wissensdatenbanken

Capabilities

Was wir für Sie tun

Fangen Sie mit einem Arbeitsablauf an, der Probleme bereitet. Der zweite ist weitaus kostengünstiger als der erste, da die Grundlagen bereits vorhanden sind.

Workflow-Automatisierung

Der Weg von der Ankunft einer Sache bis zu ihrer Erledigung – durchgängig vernetzt über die Tools, die Sie bereits nutzen. Der größte Teil des Erfolgs liegt in den Übergaben, nicht in einem einzelnen Schritt.

Benutzerdefinierte KI-Agenten

Geschult auf der Grundlage Ihrer Unterlagen – Produkte, Richtlinien, frühere Supportanfragen, die Skripte, die Ihr Team bereits verwendet –, damit die Antworten wirklich von Ihnen stammen und nicht nur plausibel klingen. Ein Mitarbeiter, der eine Rückerstattungsrichtlinie erfindet, ist ein Risiko, kein Vorteil.

Dokumentenverarbeitung

Rechnungen, Formulare, Verträge, Berichte. Extrahieren, validieren und in das System übertragen, das die Daten benötigt – wobei Fälle mit geringer Zuverlässigkeit in eine Warteschlange für die manuelle Bearbeitung gestellt werden, anstatt stillschweigend geschätzt zu werden.

Unterstützung und Aufnahme

Die immer wiederkehrenden Fragen auf den Kanälen beantworten, die die Nutzer tatsächlich nutzen, und die Kommunikation in dem Moment weiterleiten, in dem ein Gespräch diesen Rahmen sprengt – dabei das Transkript mitnehmen, anstatt das Gespräch neu zu beginnen.

Wissensdatenbanken

Ein Ort, an dem die Antworten gespeichert sind – und zwar so, dass sie mit der Quelle synchronisiert bleiben, anstatt aus ihr kopiert zu werden. Jede darauf aufbauende Automatisierung wird dadurch ebenfalls verbessert.

CRM und E-Mail-Weiterleitung

Klassifizierung, Anreicherung und Zuordnung – damit das, was hereinkommt, bei der richtigen Person landet und korrekt gekennzeichnet ist. Niemand sollte seinen Arbeitsalltag damit verbringen müssen, den Posteingang zu durchforsten, um herauszufinden, wer dafür zuständig ist.

Ablauf

So funktioniert das Projekt

Vier bis zehn Wochen bis zum ersten Workflow in der Produktion. Bewusst eng angesetzt – es geht um eine funktionierende Lösung im Echtbetrieb, nicht um eine Plattform.

  1. Finde die teure Stunde

    Wir erfassen, wohin die Zeit tatsächlich fließt – in Stunden pro Woche statt in Meinungen. Der beste erste Arbeitsablauf ist in der Regel nicht der, der vorgeschlagen wurde, sondern der langweilige, aber leistungsstarke daneben.

  2. Zeichne den Pfad von Hand

    Der gesamte Ablauf von der Ankunft bis zum Abschluss, einschließlich aller Ausnahmen, die das Team derzeit aufgrund seines Fachwissens handhabt. Die Automatisierung eines Prozesses, den niemand schriftlich festgehalten hat, bedeutet die Automatisierung von drei verschiedenen Prozessen.

  3. Baue zuerst die Notluke

    Vertrauensschwellen, die Übergabe, der Prüfpfad. Erst wenn der Fehlerpfad vor dem „Happy Path“ entworfen wurde, kann der „Happy Path“ sicher aktiviert werden.

  4. Führe es neben einer Person aus

    Im Echtbetrieb, mit echtem Datenverkehr, wobei die Arbeit noch von einem Menschen erledigt wird. Zwei Wochen lang zu beobachten, wo es zu Abweichungen kommt, ist mehr wert als jeder Testdatensatz.

  5. Die Steuerung übergeben

    Eingabeaufforderungen, Regeln und Schwellenwerte, die Ihr Team ohne unser Zutun ändern kann, sowie ein Dashboard, das anzeigt, welche Prozesse ausgeführt wurden, welche Entscheidungen getroffen wurden und welche Fälle eskaliert wurden.

Impact

Warum das wichtig ist

Automatisierung spart Zeit, und die Zeit, die dadurch frei wird, entfällt fast immer auf die am wenigsten wertvollen Tätigkeiten.

Stunden pro Woche

Was wegfällt, ist der sich wiederholende Mittelteil – Lesen, Sortieren, Abschreiben, Hinterherlaufen. Das ist der Teil der Woche, den niemand genießen oder in dem sich niemand verbessern würde.

Antworten um 3 Uhr morgens

Die meisten Anfragen gehen außerhalb der Zeiten ein, zu denen jemand den Chat überwacht. Eine sofortige Antwort entscheidet oft darüber, ob ein Interessent bei uns oder bei der Konkurrenz landet.

Konsistent und nachvollziehbar

Auf dieselbe Frage folgt immer dieselbe Antwort, und jede Entscheidung hinterlässt eine Aufzeichnung darüber, was berücksichtigt wurde und warum. Das ist ebenso ein Merkmal der Compliance wie der Qualität.

Es lässt sich ohne Personalaufstockung skalieren

Das doppelte Volumen bedeutet doppelt so viele Durchläufe, nicht doppelt so viele Mitarbeiter. Die Kosten, die steigen, sind die Nutzungskosten, die transparent und gering sind.

Das Wissen ist nicht mehr auf bestimmte Gruppen beschränkt

Dadurch werden die Antworten aus den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter an einen zentralen Ort gebündelt. Teams berichten häufig, dass dies das wertvollere Ergebnis sei.

Das zweite ist günstig

Verbindungen, Authentifizierung, Überwachung und der Eskalationspfad werden gemeinsam genutzt. Sobald der erste Workflow in Betrieb ist, besteht der nächste Schritt größtenteils aus Konfigurationsarbeiten.

Fragen

Ein Chatbot ist eine mögliche Schnittstelle an der Oberfläche. Die eigentliche Arbeit findet hinter den Kulissen der Unterhaltung statt – was gelesen, entschieden und in welches System geschrieben wird und an wen es weitergeleitet wird. Ein Bot, hinter dem nichts steckt, wiederholt lediglich Ihre FAQ-Seite in etwas langsamerem Tempo.

Ausgewählte Arbeiten

Wo das bereits im Einsatz ist.

Alle Referenzen
Vocale: KI-Sprachassistent-Plattform

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Gesang

Privates Sprachunterstützungssystem für KMU. Konzeption, Entwicklung und Wartung.

TextGPT + IQR.Codes: KI-Wissensplattform

KI-Wissensplattform

TextGPT + IQR.Codes

PDFs in dialogorientierte Wissensdatenbanken umwandeln. Eine KI-gestützte Plattform, die statische Dokumente in dynamisches, durchsuchbares Wissen verwandelt, auf das über Chat, SMS und QR-Codes zugegriffen werden kann.

TopFloor-Trends: Automatisierung von Inhalten durch KI

KI-gestützte Inhaltsautomatisierung

TopFloor-Trends

Automatisierung der Content-Erstellung mit einer KI-gestützten Plattform. Eine Full-Stack-SaaS-Lösung, die darauf ausgelegt ist, Content-Prozesse zu beschleunigen und die Wiederverwendung von Videos für plattformübergreifende Werbekampagnen zu optimieren.

Nächster Schritt

Was macht dein Team vierzig Mal pro Woche?

Beschreiben Sie es in einem Absatz. Wir sagen Ihnen dann, ob sich eine Automatisierung lohnt, wie hoch die Kosten ungefähr sind und wofür weiterhin eine Person benötigt würde.

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